Estructura de un Manual
Las
partes principales de un manual pueden ser las siguientes:
·
Tabla de contenido
·
Introducción
·
Instrucciones para el uso del manual
·
Cuerpo del manual
·
Flujo gramas
·
Glosario de términos
·
Conclusiones
·
Recomendaciones
·
Anexos
Tipos de Manuales Administrativos
Entre los tipos de manuales más utilizados se
encuentran:
1.-
Manuales de Organización
2.-
Manuales de Políticas
3.-
Manuales de Normas y Procedimientos
4.-
Manuales para Especialistas
5.-
Manual del empleado
6.-
Manual de contenido múltiple.
7.-
Manuales de finazas
8.-
Manuales del sistema
Manual
de Organización
El manual de procedimientos deberá contener:
Carátula. Es la cubierta exterior del documento donde se identifica el contenido, el logotipo, el nombre del manual y la organización responsable.
Carátula. Es la cubierta exterior del documento donde se identifica el contenido, el logotipo, el nombre del manual y la organización responsable.
Portada. Ésta continúa
después de la carátula, lleva el nombre del manual, de la organización
responsable de su aplicación y el lugar y la fecha de edición.
Índice general. Es la presentación resumida y ordenada de los elementos constitutivos del documento.
Presentación. Es la explicación clara y concisa de los objetivos del manual y la
exposición de la estructura del documento; incluye un mensaje y la autorización del titular.
Es la
versión detallada por escrito de la organización formal a través de la
descripción de los objetivos, funciones, autoridad, responsabilidad de los
distintos puestos de trabajo que componen su estructura.
Estos
manuales contienen información detallada referente a los antecedentes,
legislación, atribuciones, estructura orgánica, funciones organigramas, niveles
jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, así como canales de
comunicación y coordinación de una organización.
También
incluyen una descripción de puestos cuando el manual se refiere a una unidad
administrativa en particular.
Debe contener:
1.- Identificación
o Logotipo de la organización.
o Nombre oficial de la organización.
o Título y extensión (general o específico. Si es específico debe indicarse
el nombre de la unidad a que se refiere).
o Lugar y fecha de elaboración.
o Número de revisión (en su caso).
o Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.
o Clave de la forma: en
primer término las siglas de la organización; en segundo lugar, las siglas de
la unidad administrativa donde se utiliza la forma y por último el número de la
forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal.
2.- Índice o Contenido
Relación
de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento.
3.- Prólogo y/o Introducción
Sección
en donde se explica qué es el manual, su estructura, propósitos, ámbito de
aplicación y la necesidad de mantenerlo vigente. Puede contener un mensaje de
alguna autoridad de la organización, preferentemente del más alto nivel
jerárquico.
4.- Antecedentes Históricos
Descripción
de la génesis de la organización o del área descrita en el manual, en la que se
indica su origen, evolución y cambios significativos registrados.
5.- Legislación o Base Legal
Este
apartado, contiene una lista de títulos de los principales ordenamientos
jurídicos que norman las actividades de la organización, de los cuales se
derivan sus atribuciones o facultades.
Es
recomendable que las disposiciones legales sigan éste orden jerárquico:
constitución, tratados, leyes, convenios, reglamentos, decretos, acuerdos y
circulares. Asimismo, en cada caso debe respetarse la secuencia cronológica de
su expedición (fecha de publicación en el Diario Oficial).
6.- Atribuciones
Transcripción
textual y completa de las facultades conferidas a la organización, de acuerdo
con las disposiciones jurídicas que fundamentan sus actividades. Para este
efecto, debe señalarse el título completo del ordenamiento, capítulo, artículo
o inciso (la cita debe hacerse entre comillas).
7.- Estructura Orgánica
Descripción
ordenada de las unidades administrativas de una organización, en función de sus
relaciones de jerarquía. Ésta descripción de la estructura orgánica, debe
corresponder con la representación gráfica en el organigrama, tanto en lo
referente al título de las unidades administrativas, como a su nivel
jerárquico. Además, es conveniente codificarla en forma tal que sea posible
visualizar claramente los niveles de jerarquía y las relaciones de dependencia.
8.- Organigrama
Es la
representación gráfica de la estructura orgánica que muestra la composición de
las unidades administrativas que la integran y sus respectivas relaciones,
niveles jerárquicos, canales formales d comunicación, líneas de autoridad,
supervisión y asesoría.
9.- Funciones
Especificación
de las tareas inherentes a cada uno de los cargos y/o unidades administrativas
que forman parte de la estructura orgánica, necesario para cumplir con las
atribuciones de la organización.
Es
conveniente que en la presentación de las funciones se tomen en cuenta los
siguientes aspectos:
o Que los títulos de las unidades correspondan a los utilizados en la
estructura orgánica.
o Que sigan el orden establecido en la estructura.
o Que la redacción se inicie con el verbo en tiempo infinitivo.
10.- Descripción de Puestos
Reseña
del contenido básico de los puestos que componen cada unidad administrativa, el
cual incluye la siguiente información:
o Identificación del Puesto (nombre, ubicación, ámbito de operación, etc)
o Relaciones de autoridad, donde se indican los puestos subordinados y las
facultades de decisión, así como las relaciones de línea y asesoría.
o Funciones Generales y Específicas.
o Responsabilidades o deberes.
o Relaciones de comunicación con otras unidades de puestos dentro de la
organización, así como las que debe establecer externamente.
o Especificaciones del puesto en cuanto a conocimiento, experiencia,
iniciativa y personalidad.
Estructura del Manual de Organización
Contenido:
o Introducción.
o Instructivo de Uso.
o Tabla de contenido.
CAPÍTULO I:
o Identificación de la Empresa (Razón Social, Actividad Económica, Dirección,
Tecnología).
o Reseña Histórica.
CAPÍTULO II:
o Objetivos generales y específicos de la empresa.
o Misión.
o Visión.
o Valores.
CAPÍTULO III:
o Organigrama general.
o Funciones de las unidades organizativas.
o Descripciones de cargos.
GLOSARIO.
ANEXOS.
RECOMENDACIONES: a la
empresa y a la asignatura.
BIBLIOGRAFÍA.
Manual
de Políticas
Es la
descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos por los ejecutivos en
la forma de decisiones para el logro de los objetivos, facilitando la
descentralización, al suministrar a los niveles intermedios los lineamientos
claros a ser seguidos en la toma de decisiones.
Manual
de Normas y Procedimientos
Es la
expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los
cuales se canaliza la actividad operativa de la empresa, como la enunciación de
normas de funcionamiento básicas a los cuales deberá ajustarse los miembros de
la misma.
Se
detallan a continuación los elementos constitutivos de un manual de estas características:
Normas
de procedimientos: es la relación por escrito de la secuencia de los
procedimientos que constituyen la base de la organización, con la indicación de
los distintos sectores a través de los cuales los mismos se desenvuelven.
Formularios:
son todos aquellos documentos y comprobantes que circulan dentro de los
circuitos administrativos.
Flujo
gramas: son los procedimientos descritos de manera grafica, que se
conocen también como diagramas de procedimientos.
Los
manuales de normas y procedimientos en su calidad de instrumentos
administrativos, tienen por objeto:
o Compilar en forma adecuada, secuencial y detallada las operaciones a cargo
de la organización, los puestos o unidades administrativas que intervienen,
precisando su participación en dichas operaciones y los formatos a utilizar
para la realización de las actividades institucionales agregadas en
procedimientos.
o Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteración.
o Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo
deben hacerlo.
o Ayudar a la coordinación del trabajo y evitar la duplicidad de funciones.
Estructura del Manual de Normas Y Procedimientos
Contenido:
o Introducción.
o Instructivo de Uso.
o Tabla de contenido.
CAPÍTULO I:
SECCIÓN A:
o Identificación de la Empresa (Razón Social, Actividad Económica, Dirección,
Tecnología).
o Reseña Histórica.
SECCIÓN B:
o Objetivos generales y específicos de la empresa.
o Misión.
o Visión.
o Valores.
SECCIÓN C:
o Organigrama general.
o Funciones de las unidades organizativas.
o Organigrama específico del área del manual.
o Descripciones de cargos.
SECCIÓN D:
o Objetivos del manual.
o Política de calidad de la empresa.
CAPÍTULO II:
o Normas generales del manual.
o Normas técnicas del manual.
CAPÍTULO III:
o Objetivo del procedimiento.
o Norma técnica del procedimiento.
o Procedimiento (Playscript).
o Flujo grama.
GLOSARIO.
ANEXOS.
RECOMENDACIONES: a la
empresa y a la asignatura.
BIBLIOGRAFÍA.
Manual
de Políticas, Normas y Procedimientos
Este
manual comprende los lineamientos que sirven de marco de referencia a la
organización. Además, incluyen toda la información referente a la organización
(antecedentes, estructura orgánica, funciones, organigramas, etc). También,
incluyen descripciones de cargos y constituyen un instrumento técnico que
incorpora información importante sobre el uso de recursos materiales y
tecnológicos para el desarrollo de los procedimientos, las actividades y tareas
diarias.
Estructura del Manual de Políticas, Normas Y
Procedimientos
Contenido:
o Introducción.
o Instructivo de Uso.
o Tabla de contenido.
CAPÍTULO I:
SECCIÓN A:
o Identificación de la Empresa (Razón Social, Actividad Económica, Dirección,
Tecnología).
o Reseña Histórica.
SECCIÓN B:
o Objetivos generales y específicos de la empresa.
o Misión.
o Visión.
o Valores.
SECCIÓN C:
o Organigrama general.
o Funciones de las unidades organizativas.
o Organigrama específico del área del manual.
o Descripciones de cargos.
SECCIÓN D:
o Objetivos del manual.
o Política de calidad de la empresa.
CAPÍTULO II:
SECCIÓN A:
o Objetivos del área.
o Política del área.
SECCIÓN B:
o Normas Generales.
CAPÍTULO III:
o Normas técnicas.
o Procedimientos.
o Flujo gramas.
o Objetivos del procedimiento.
o Normas del procedimiento.
o Playscript.
GLOSARIO DE TÉRMINOS.
ANEXOS.
RECOMENDACIONES: a la
empresa y a la asignatura.
BIBLIOGRAFÍA.
Manual
para Especialistas
Es
aquel que agrupa normas, pautas e instrucciones de aplicación en forma
específica a determinado tipo de actividades o tareas como por ejemplo: manual
del vendedor o compendio de la secretaria.
La
preparación de este tipo de manuales por parte de la misma empresa es
recomendable cuando el número de empleados que los utiliza es lo
suficientemente grande como para justificarlo.
El objetivo
básico perseguido con su preparación, es el de entrenamiento y capacitación de
empleados, como así servir también de elemento de consulta para la realización
de las tareas asignadas.
6) Manual del Empleado
Su
objetivo es lograr una rápida asimilación de personal nuevo (inducción) así
como también para posterior entrenamiento, este manual es especialmente útil
para niveles intermedios u operativos.
Se
enuncian a continuación algunas informaciones que un manual de estas
características debe contener:
·
Actividades desarrolladas por la empresa.
·
Breve reseña histórica.
·
Objetivos generales que se persiguen.
·
Derechos y obligaciones de los empleados en
general.
·
Normas de comportamiento básicas y de
cumplimiento obligatorio para todo el personal.
·
Servicios que la empresa presta a sus
empleados.
7) Manual de Contenido Múltiple
Ya se
ha visto que un manual puede contener material de tipo diverso, lo que hace que
los tipos mencionados no resulten siempre bien definidos. La inmensa mayoría de
los manuales de oficina parecen estar diseñados intencionalmente para varios
fines, por ejemplo, en la preparación de cualquier manual de procedimientos
existen dos requisitos indispensables para asegurar su éxito:
manifestación clara de las normas generales
de la empresa.
Comprensión total de la organización básica
de la misma.
Es
decir, de poco servirían las manifestaciones detalladas de procedimientos si al
mismo tiempo la organización y las normas básicas no son, claramente firmes y
comprensibles.
8) Manuales de Finanzas
Las
responsabilidades del contralor y tesorero exigen de ellos que den
instrucciones numerosas y específicas a todos aquellos que deben proteger en
alguna forma los bienes de la empresa, para asegurar la comprensión de sus
deberes en todos los niveles de la administración.
9) Manuales del Sistema
El
manual del sistema debe ser desarrollado a medida que se desarrolla el sistema,
y está constituido por un grupo de manuales o partes y estructurado de la
siguiente manera: Objetivos del sistema, arquitectura de datos, arquitectura
física del sistema, índice de componentes, etc.
10) Manual de Calidad
El
Manual de Calidad
Define
un manual de calidad como un documento que enuncia la política de la calidad y
que describe el sistema de calidad de una organización. Este manual puede estar
relacionado con las actividades totales de una organización o con una parte
seleccionada de estas.
Es
importante que los requisitos y el contenido del sistema de la calidad y del
manual de la calidad se estructuren de acuerdo con la norma que se intenta
satisfacer. Esta norma suministra los lineamientos para desarrollar dichos
manuales de calidad
ISO 9002
El ISO 9002
ISO
son las siglas en inglés de la Organización Internacional de Estandarización,
la cual se dedica a la creación de estándares internacionales voluntarios, en
diversos ámbitos como son: la industria, la ciencia, la tecnología y la
economía.
Las normas ISO 9000 son una serie de normas para el Aseguramiento de la
Calidad, que son aceptadas alrededor del mundo. Su importancia radica en que,
cuando se adquiere un producto o servicio de una empresa que está registrada en
ISO 9000, se tiene la seguridad (alta probabilidad) de que la calidad
que se está recibiendo será como se esperaba. Permite contar con la
documentación de todas las actividades de la empresa, relativas a la calidad,
por escrito.
El
ISO 9002 es una de las diferentes formas de estas reglas, la cual esta descrita como el modelo para el aseguramiento
de la calidad en producción, instalación y servicio.
El
ISO 9002 tiene una estrecha relación con los manuales, ya que en el momento de
establecer una norma o política en la organización, debemos tener presente que
esta se debe ajustar a los servicios o fines que esta preste, debemos poseer
una documentación en base a los criterios de las normas del ISO 9002. Para que
al momento de establecerlas estas aseguren un beneficio a la organización.
.
CONTENIDO DE MANUALES:
Manual de procedimientos:
1.- Índice.
2.- Introducción
2.1.- Objetivos del manual.
2.2.- Alcance.
2.3.- Como usar el manual.
2.4.- Revisiones y Recomendaciones.
3.- Organigrama.
3.1.- Interpretación de la estructura orgánica.
-Sistemas de organización (línea, funcional, etc.)
-Tipo de departamentalización (geográfica, por producto, etc.).
-Amplitud de la descentralización y centralización.
-Relación entre el personal con autoridad de línea y asesoría.
4.- Gráficas.
4.1.- Diagramas de flujo.
5.- Estructura procedimental.
5.1.- Descripción narrativa de los procedimientos.
6.- Formas.
6.2.- Empleadas (por lo general planeadas y rediseñadas).
6.3.- Instructivos de las formas empleadas.
Manual de procedimientos:
1.- Índice.
2.- Introducción
2.1.- Objetivos del manual.
2.2.- Alcance.
2.3.- Como usar el manual.
2.4.- Revisiones y Recomendaciones.
3.- Organigrama.
3.1.- Interpretación de la estructura orgánica.
-Sistemas de organización (línea, funcional, etc.)
-Tipo de departamentalización (geográfica, por producto, etc.).
-Amplitud de la descentralización y centralización.
-Relación entre el personal con autoridad de línea y asesoría.
4.- Gráficas.
4.1.- Diagramas de flujo.
5.- Estructura procedimental.
5.1.- Descripción narrativa de los procedimientos.
6.- Formas.
6.2.- Empleadas (por lo general planeadas y rediseñadas).
6.3.- Instructivos de las formas empleadas.
Criterios Metodológicos para el Diagnóstico de
los Manuales de
Procedimientos
Con el propósito de estandarizar y unificar los criterios básicos para el
análisis de los procedimientos que presenten las diversas unidades
administrativas de la organización.
Es necesario
destacar los requisitos que debe reunir la documentación que se genere en esta
materia así como los datos necesarios para analizar los manuales de
procedimientos, instrucciones y estudios de diagnóstico del procedimiento.
A través del
establecimiento de estos requerimientos mínimos de información, se estará en
posibilidades de emitir juicios y dictámenes que orienten a las unidades
administrativas en lo referente a la instrumentación y aplicación de las
medidas de mejoramiento que incrementen su eficacia y eficiencia operativas.
Así pues, resulta indispensable establecer los puntos
que deberán contener los siguientes documentos.
Este manual comprende en forma ordenada, secuencial
y detallada los procedimientos que se ejecutan en una unidad administrativa,
los órganos que intervienen y los formatos que se deben utilizar para la
realización de las funciones que se le han asignado.
El manual está integrado por los procedimientos que
se dan en el ámbito de acción de la unidad de referencia o en los que participe
por la naturaleza de su competencia.
Sin restar
importancia a la diversidad de Manuales Administrativos que existen dentro de
las empresas, para efectos de este texto se hace énfasis en tres tipos de
manuales, los cuales son los que ofrecen mayor aporte para la comprensión del
tema central objeto de estudio:
- De Organización
- De Normas y Procedimientos
- De Puestos y funciones
- De Organización
- De Normas y Procedimientos
- De Puestos y funciones
MANUAL DE ORGANIZACIÓN:
Es un Manual que explica en forma general y condensada todos aquellos aspectos de observancia general dentro de la empresa, dirigidos a todos sus integrantes para ayudarlos a conocer, familizarizarse e identificarse con ella.
En términos generales, expone con detalle la estructura de la empresa, señala las áreas que la integran y la relación que existe entre cada una de ellas para el logro de los objetivos organizacionales.
Su contenido es muy variado y su impacto será el resultado de la creatividad y visión que los responsables de su elaboración redacten dentro de él. Dentro de este contenido se sugiere:
- Historía y Descripción de la Empresa
- Misión, visión y objetivos de la empresa
- Legislación o base legal
- Estructura de la organización (organigrama General)
- Estructura de cada una de las áreas componentes de la organización en general (Organigrama por área)
- Normas y políticas generales
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS:
Este Manual describe las tareas rutinarias de trabajo, a través de la descripción de los procedimientos que se utilizan dentro de la organización y la secuencia lógica de cada una de sus actividades, para unificar y controlar de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.
Ayudan a facilitar la supervisión del trabajo mediante la normalización de las actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de los procesos, facilitan la labor de la auditoría administrativa, la evaluación del control interno y su vigilancia.
Contiene un texto que señala las normas que se deben cumplir para la ejecución de las actividades que integran los procesos, se complementa con diagramas de flujo, así como las formas y formularios que se emplean en cada uno de los procedimientos que se decriban.
El Manual de Normas y procedimientos es aconsejable elaborarlo para cada una de las áreas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo en forma general representaría ser un documento muy complejo, por pequeña que sea la organización.
Está integrado por la descripción de cada procedimiento de trabajo y las normas que giran al rededor de él; por lo tanto la integración de varios de ellos representan al Manual de Normas y Procedimientos.
La descripción de procedimientos abarca la siguiente información:
- Identificación del procedimiento
- Nombre
- Area de desempeño
- Codificación
- Descripción Genérica (objetivo)
- Normas generales
- Responsable de cada una de las actividades que lo integran
- Número de Paso o Sub-paso (secuencia de las actividades)
- Descipción de cada una de las actividades que lo integran
MANUAL DE PUESTOS Y FUNCIONES:
Este Manual contiene las responsabilidades y obligaciones específicas de los diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a través de la descripción de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos.
Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera funcional, es decir que están divididas en sectores en donde se agrupan los especialistas que tienen entrenamiento e intereses similares, definiendo las características de cada puesto de trabajo, delimitando las áreas de autoridad y responsabilidad, esquematizando las relaciones entre cada función de la organización.
Describe el nivel jerárquico de cada puesto dentro de la organización, así como su relación de dependencia, lo cual quiere decir el lugar que ocupa el puesto dentro de la estructura organización a que posiciones está subordinado directa e indirectamente y cual es su relación con otros puestos de trabajo.
Al igual que el Manual de Normas y procedimientos también es aconsejable elaborarlo para cada una de las áreas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo en forma general representaría ser un documento muy complejo, por pequeña que sea la organización.
Está integrado por la descripción de cada puesto de trabajo y los perfiles ideales para la contratación de futuros ocupantes de los puestos; por lo tanto la integración de varias de ellos representan al Manual de Puestos y Funciones.
La descripción de puestos de trabajo abarca la siguiente información:
- Identificación del Puesto de Trabajo
- Nombre
- Area de desempeño
- Codificación
- Descripción Genérica (objetivo)
- Listado de funciones y atribuciones inherentes al puesto
- Diarias o frecuentes
- Semanales
- Quincenales
- Mensuales
- Trimestrales
- Semestrales
- Anuales
- Ocasionales o eventuales
- Requisitos del ocupante del puesto (perfil)
- Nivel académico
- Habilidades y destrezas
- Conocimientos técnicos y/o específicos
Para la elaboración de los Manuales Administrativos no existen reglas universales, ni metodologías pre-establecidas, solamente existen lineamientos lógicos para su conformación, los cuales pueden integrarse de la siguiente forma:
- RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN
- INTERPRETACIÓN Y DISEÑO DE LA INFORMACIÓN
- ELABORACIÓN DEL MANUAL
- APROBACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL
RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN:
La recopilación de información dependerá de las condiciones específicas del manual que se quiera elaborar, por lo que en esta etapa es necesario tener presente el objetivo general y los objetivos específicos del Manual, definir a quienes estará dirigido, los términos que serán utilizados dentro de él y todos aquellos aspectos técnicos que se adecúen a las características particulares del documento.
La información debe recopilarse con el apoyo del personal de toda la organización, obviamente para la elaboración de Manuales de tipo general, la información debe ser recopilada con ayuda de las altas autoridades, mientras que para la elaboración de los Manuales específicos la información debe ser recopilda directamente de los responsables de los procesos y las funciones objeto de estudio.
La información puede ser recopilada a través de entrevistas directas con el personal, cuestionarios y por medio de la observación directa, es recomendable utilizar las tres técnicas e interrelacionar la información resultante en cada una de ellas.
INTERPRETACIÓN Y DISEÑO DE LA INFORMACIÓN:
La etapa de interpretación y diseño de la información, no es más que darle forma a la información recopilada bajo lineamientos técnicos y el criterio del personal encargado de elaborarlos.
Interpretar la información significa analizar en todos los datos recopilados, su importancia y aporte al diseño del Manual, probablemente mucha de la información no será necesario incluirla dentro del documento por considerar que no agrega ningún valor para los usuarios directos, pero también se puede determinar que aún hacen falta algunos otros datos y que es necesario realizar una segunda etapa de recopilación de información.
Es en esta etapa en donde se confrontan los resultados de la información recopilada verbalmente contra la información que proviene de las respuestas a los cuestionarios y de lo observado durante la primera etapa.
La depuración y complemento de información es muy importante para no elaborar documentos administrativos que se alejen de la realidad, por lo que toda la información al momento de ser diseñada es importante que sea revisada por los entrevistados y aprobada por los funcionarios superiores de cada uno de ellos.
El diseño del Manual es darle forma a la información para crear un borrador que permita visualizar claramente el contenido del documento y realizar los ajustes necesarios para su mejor comprensión.
ELABORACION DEL MANUAL:
La elaboración del Manual es la etapa más sencilla pero laboriosa de la metodología, su finalidad es la creación del documento final bajo lineamientos claros y homogéneos, utilizando para ello un lenguaje sencillo que logre la comprensión y la adecuada aplicación de los usuarios directos del documento y de todos los niveles jerárquicos de la organización. Debe evitarse el uso de tecnicismos exagerados a menos de que se trate de un manual específico para una tarea de tipo técnico.
Dentro de la elaboración del manual es importante incluir las conclusiones y recomendaciones que ayuden a facilitar la interpretación del contenido del mismo.
APROBACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL:
La etapa de aprobación de los Manuales independientemente a su objetivo particular es de suma importancia para la adecuada utilización de los mismos y para el fomento de dicha cultura dentro de la organización en general.
El órgano encargado de la aprobación de los Manuales puede ser el Gerente General, el Jefe de la dependencia, un departamento y/o comité específico para el efecto, etc. No importa quien o quienes lo aprueben lo importante es que se haga por medio de un mecanismo formal, ya que solamente de esa forma los Manuales serán consultados y respetados por todos los integrantes de la organización.
Si los manuales no son aprobados y puestos en vigencia formalmente, su elaboración será un trabajo innecesario, que incluye costos y esfuerzos bastante altos.
Toda modificación y/o ampliación al contenido del Manual debe realizarse por medio de los encargados de la elaboración y diseño de los mismos, y a su vez ser aprobados por el órgano competente para que tenga la validez y el respaldo necesario. Cualquier modificación que se realice por separado y que no se comunique formalmente puede considerarse inválida y los responsables de llevar a cabo las actividades dentro de la organización podrán hacer caso omiso a las mismas.
Es un Manual que explica en forma general y condensada todos aquellos aspectos de observancia general dentro de la empresa, dirigidos a todos sus integrantes para ayudarlos a conocer, familizarizarse e identificarse con ella.
En términos generales, expone con detalle la estructura de la empresa, señala las áreas que la integran y la relación que existe entre cada una de ellas para el logro de los objetivos organizacionales.
Su contenido es muy variado y su impacto será el resultado de la creatividad y visión que los responsables de su elaboración redacten dentro de él. Dentro de este contenido se sugiere:
- Historía y Descripción de la Empresa
- Misión, visión y objetivos de la empresa
- Legislación o base legal
- Estructura de la organización (organigrama General)
- Estructura de cada una de las áreas componentes de la organización en general (Organigrama por área)
- Normas y políticas generales
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS:
Este Manual describe las tareas rutinarias de trabajo, a través de la descripción de los procedimientos que se utilizan dentro de la organización y la secuencia lógica de cada una de sus actividades, para unificar y controlar de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.
Ayudan a facilitar la supervisión del trabajo mediante la normalización de las actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de los procesos, facilitan la labor de la auditoría administrativa, la evaluación del control interno y su vigilancia.
Contiene un texto que señala las normas que se deben cumplir para la ejecución de las actividades que integran los procesos, se complementa con diagramas de flujo, así como las formas y formularios que se emplean en cada uno de los procedimientos que se decriban.
El Manual de Normas y procedimientos es aconsejable elaborarlo para cada una de las áreas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo en forma general representaría ser un documento muy complejo, por pequeña que sea la organización.
Está integrado por la descripción de cada procedimiento de trabajo y las normas que giran al rededor de él; por lo tanto la integración de varios de ellos representan al Manual de Normas y Procedimientos.
La descripción de procedimientos abarca la siguiente información:
- Identificación del procedimiento
- Nombre
- Area de desempeño
- Codificación
- Descripción Genérica (objetivo)
- Normas generales
- Responsable de cada una de las actividades que lo integran
- Número de Paso o Sub-paso (secuencia de las actividades)
- Descipción de cada una de las actividades que lo integran
MANUAL DE PUESTOS Y FUNCIONES:
Este Manual contiene las responsabilidades y obligaciones específicas de los diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a través de la descripción de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos.
Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera funcional, es decir que están divididas en sectores en donde se agrupan los especialistas que tienen entrenamiento e intereses similares, definiendo las características de cada puesto de trabajo, delimitando las áreas de autoridad y responsabilidad, esquematizando las relaciones entre cada función de la organización.
Describe el nivel jerárquico de cada puesto dentro de la organización, así como su relación de dependencia, lo cual quiere decir el lugar que ocupa el puesto dentro de la estructura organización a que posiciones está subordinado directa e indirectamente y cual es su relación con otros puestos de trabajo.
Al igual que el Manual de Normas y procedimientos también es aconsejable elaborarlo para cada una de las áreas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo en forma general representaría ser un documento muy complejo, por pequeña que sea la organización.
Está integrado por la descripción de cada puesto de trabajo y los perfiles ideales para la contratación de futuros ocupantes de los puestos; por lo tanto la integración de varias de ellos representan al Manual de Puestos y Funciones.
La descripción de puestos de trabajo abarca la siguiente información:
- Identificación del Puesto de Trabajo
- Nombre
- Area de desempeño
- Codificación
- Descripción Genérica (objetivo)
- Listado de funciones y atribuciones inherentes al puesto
- Diarias o frecuentes
- Semanales
- Quincenales
- Mensuales
- Trimestrales
- Semestrales
- Anuales
- Ocasionales o eventuales
- Requisitos del ocupante del puesto (perfil)
- Nivel académico
- Habilidades y destrezas
- Conocimientos técnicos y/o específicos
Para la elaboración de los Manuales Administrativos no existen reglas universales, ni metodologías pre-establecidas, solamente existen lineamientos lógicos para su conformación, los cuales pueden integrarse de la siguiente forma:
- RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN
- INTERPRETACIÓN Y DISEÑO DE LA INFORMACIÓN
- ELABORACIÓN DEL MANUAL
- APROBACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL
RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN:
La recopilación de información dependerá de las condiciones específicas del manual que se quiera elaborar, por lo que en esta etapa es necesario tener presente el objetivo general y los objetivos específicos del Manual, definir a quienes estará dirigido, los términos que serán utilizados dentro de él y todos aquellos aspectos técnicos que se adecúen a las características particulares del documento.
La información debe recopilarse con el apoyo del personal de toda la organización, obviamente para la elaboración de Manuales de tipo general, la información debe ser recopilada con ayuda de las altas autoridades, mientras que para la elaboración de los Manuales específicos la información debe ser recopilda directamente de los responsables de los procesos y las funciones objeto de estudio.
La información puede ser recopilada a través de entrevistas directas con el personal, cuestionarios y por medio de la observación directa, es recomendable utilizar las tres técnicas e interrelacionar la información resultante en cada una de ellas.
INTERPRETACIÓN Y DISEÑO DE LA INFORMACIÓN:
La etapa de interpretación y diseño de la información, no es más que darle forma a la información recopilada bajo lineamientos técnicos y el criterio del personal encargado de elaborarlos.
Interpretar la información significa analizar en todos los datos recopilados, su importancia y aporte al diseño del Manual, probablemente mucha de la información no será necesario incluirla dentro del documento por considerar que no agrega ningún valor para los usuarios directos, pero también se puede determinar que aún hacen falta algunos otros datos y que es necesario realizar una segunda etapa de recopilación de información.
Es en esta etapa en donde se confrontan los resultados de la información recopilada verbalmente contra la información que proviene de las respuestas a los cuestionarios y de lo observado durante la primera etapa.
La depuración y complemento de información es muy importante para no elaborar documentos administrativos que se alejen de la realidad, por lo que toda la información al momento de ser diseñada es importante que sea revisada por los entrevistados y aprobada por los funcionarios superiores de cada uno de ellos.
El diseño del Manual es darle forma a la información para crear un borrador que permita visualizar claramente el contenido del documento y realizar los ajustes necesarios para su mejor comprensión.
ELABORACION DEL MANUAL:
La elaboración del Manual es la etapa más sencilla pero laboriosa de la metodología, su finalidad es la creación del documento final bajo lineamientos claros y homogéneos, utilizando para ello un lenguaje sencillo que logre la comprensión y la adecuada aplicación de los usuarios directos del documento y de todos los niveles jerárquicos de la organización. Debe evitarse el uso de tecnicismos exagerados a menos de que se trate de un manual específico para una tarea de tipo técnico.
Dentro de la elaboración del manual es importante incluir las conclusiones y recomendaciones que ayuden a facilitar la interpretación del contenido del mismo.
APROBACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL:
La etapa de aprobación de los Manuales independientemente a su objetivo particular es de suma importancia para la adecuada utilización de los mismos y para el fomento de dicha cultura dentro de la organización en general.
El órgano encargado de la aprobación de los Manuales puede ser el Gerente General, el Jefe de la dependencia, un departamento y/o comité específico para el efecto, etc. No importa quien o quienes lo aprueben lo importante es que se haga por medio de un mecanismo formal, ya que solamente de esa forma los Manuales serán consultados y respetados por todos los integrantes de la organización.
Si los manuales no son aprobados y puestos en vigencia formalmente, su elaboración será un trabajo innecesario, que incluye costos y esfuerzos bastante altos.
Toda modificación y/o ampliación al contenido del Manual debe realizarse por medio de los encargados de la elaboración y diseño de los mismos, y a su vez ser aprobados por el órgano competente para que tenga la validez y el respaldo necesario. Cualquier modificación que se realice por separado y que no se comunique formalmente puede considerarse inválida y los responsables de llevar a cabo las actividades dentro de la organización podrán hacer caso omiso a las mismas.
